10篇干货 《麦肯锡教我的写作逻辑》笔记,让你的逻辑更清晰

文 | 明哥,前麦肯锡战略咨询顾问,埃森哲管理咨询顾问,一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机,职场技能,掰开揉碎、说给您听,[email protected] 一起共同精进、成为职场精英。

前言

上一篇文章说过,今年和出版社约了一本逻辑思维方面的书,从方法、工具、案例等角度出发,把过去几年的思考整理成册,为方法论爱好者提供些许启发,达到抛砖引玉的目的。

几乎所有的管理者都需要一种能力:写作能力,当然,我们的说的写作不是指著书立传,而是指将规划计划、解决方案与措施、进展与问题、工作总结等以书面化的形式进行总结汇报的能力

比如我们在编写项目进度计划时,要让领导感觉,在一个黑漆漆的路上,我们每走个一段路就点燃一支蜡烛,让领导在远处可以看到我们所做的一切,因为对于不直接参与项目的领导来说是,汇报前,项目处于黑箱状态,他们心里没底,他们会担心:

  • 会不会偏离方向?
  • 事情是不是自己想要的?
  • 有没有卡在哪来过不去?
  • 项目组到底有没有在好好干?
  • 项目能不能按时完成?

如果你在编写项目进度计划时,运用了这套麦肯锡写作武器,领导的这些担心,大概率会得到解决。

10篇干货 《麦肯锡教我的写作逻辑》笔记,让你的逻辑更清晰

一、清晰的理解“信息”

所谓信息,就是描述客观事物的客观描述,总之,(1)要客观,(2)要具体化,比如今天杭州的天气是25摄氏度,就既客观又具体,但如果说今天杭州很热,就既不客观也不具体,因为对于天气热,每个人的感受不一样。

麦肯锡顾问的三大基石,分别是专业主义、以事实为依据、站在更高层的角度去看问题,都是在强调客观和具体化。

而在《麦肯锡方法》麦肯锡顾问解决问题的三大步骤中,第一步就是“收集足够的事实,并进行分析,以事实作为解决问题的起点和基石”。

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清晰的理解“信息”,还包括对信息的评价和转化,即通过描述客观事物背后的某些逻辑将信息转化为知识,比如低于零摄氏度时水会结冰,分析质量问题时可以用5M1E分析法从人员、设备、物料、工艺、环境影响等维度进行分析,解决问题可以用5W2H确定真正的问题、责任人、问题解决办法、时间要求等维度进行分析,这个过程,需要对信息的精准描述,即客观和具体化,否则,可能给出的解决措施和真实需求完全不一致。

最后,清晰的理解“信息”也是“问题导向”的第一步。

二、逻辑清晰的表达信息

关于逻辑结构,文中没有清晰的解释,而分享了一些连接词,这或许是本书的一大遗憾,所谓皮之不存毛将焉附,没有逻辑框架的支撑,掌握这些小技巧也无法让整篇文章的逻辑清晰,这里讲的逻辑关系,恰恰是内容组织的关键所在,我们很多时候并不缺乏素材,而是缺乏内容的分类方法和逻辑结构,这里简单梳理一下常用的4种逻辑顺序。

第一个大的分类,逻辑关系分为总结归纳和演绎推理。总结归纳是先说结论,然后给出论据的过程,是一种总分结构,而演绎推理,则是先进行推理、假设验证,最后给出结论,是一种先分后总的过程,一般情况下,我们思考时,推荐采用演绎推理的逻辑顺序(一方面是我们没有那么大的能力,一上来就有结论,另一方面,我们可以从最熟悉的地方入手,先摘好摘的苹果,最后再总结一个结论,从而减少拖延症的发生),而总结阐述时,建议采用总结归纳的逻辑顺序。

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在总结归纳中,我们可以从时间顺序、结构顺序(或叫主从顺序)、重要性顺序进行分析,这里说的时间顺序,注意不是狭义的时间顺序哦,还包括因果顺序、流程步骤等。

在分清楚上述逻辑顺序后,高杉老师分享了一些他总结的常用逻辑顺序连接词,这对于总结汇报、尤其是PPT中非常实用,因为这些词言简意赅的表达了逻辑结构。

  • 顺承与附加:还有,并且,另外,特别是,总而言之,如果,假设,或者等等。
  • 顺承与论证:由于,因此,为了等等。
  • 转折:虽然,但是,不过,当然,对了等等。
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经验分享,我在写方案PPT时,由于Storyline往往一般限制在两行,一般不超过60字,所以经常会省略了主语,而欠缺主语容易造成很大的误解,因此,分享一条小建议:无论是Storyline还是内容页,请尽量使用主语与谓语关系明了的句子。

最后,清晰的表达要突出“具体化”,纯粹地讲道理和理论会显得空洞,在方案汇报或工作总结中,具体化我一般使用3类,(1)场景化,即描述一个具体的场景,比如客户的痛点分析、再比如“通过数据协同,打通跨系统、跨部门、跨业务条线之间的信息通道”,(2)数字化,方案的目标用具体数字来概括,执行步骤用数字来量化等,当然最常见的是数字化是业绩、销量等,但这类数字化,关键是要用同比、环比、和最优比等这样的数据对比,从而发挥数据背后的逻辑价值,(3)图表化、图形化,这在PPT中最常用,既可以提升PPT的格局,又可以凸显图形图表的背后逻辑。

举个具体化的例子:小李发了一张恶心的图片给我,(恶心到什么程度呢)要不是舍不得30块钱的汉堡,我当场就吐了。

三、使用结构化来表达文章的逻辑

文章的逻辑表达,金字塔结构可能是最出名的表达方式了,遗憾的是,虽然我长期研究方法论,并分享了不少自己的一些心得,但自认为自己也还只是初入门款,不少人都购买了《金字塔原理》这本书,但理论的东西,一方面要应用到实际中需要转化,这个转化过程需要大量的思考和基础知识,而现在又是一个追求效率、追求结果的时代,要想看本书就能彻底搞懂还是挺难的,当然你可以看看下列这些文章,有些是我给客户的培训课件整理,有些是我自己的理解和思考,有几篇文章还获得了头条的青云计划奖励:

1、再读金字塔原理,我感悟到了这3点

2、PPT如何提炼逻辑?思维导图 金字塔原则 结构化,轻松搞定!

3、拆书:麦肯锡结构化战略思维:如何想清楚、说明白、做到位

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如何训练逻辑思维?推荐麦肯锡《金字塔原理》,3个步骤 4种场景

5、想提高逻辑思维能力?套用SCQA故事模型 MECE法则,你就是高手

6、逻辑能力如何提高?麦肯锡:结构化 结论先行 MECE 归纳演绎 SCQA

说到方法论,在这里,我分享一个绝大部分都能快速掌握的构建金字塔结构的方法:

金字塔结构强调结论先行,但那是做总结陈词时的方法,在领导交代一项任务、面对一个难题时,我们不可能马上就有一个有核心观点、有吸引力的答案,因此,我们可以利用自下而上法构建金字塔结构。

自下而上法构建金字塔结构,顾名思义就是先想细节、梳理结论,然后层层概括抽象、最后总结出一个结论的过程。自下而上法构建金字塔结构,可参考下列4个步骤:

1、头脑风暴法获得问题的所有细节,可以是和同事一起,也可以是自己独立思考,梳理细节时,想到任何一点就先记下来,不要去想这个点是否严谨、是否与前面的内容重复,总之,细节越多、条目越多,越容易得到问题的解决方案。

做细节梳理时,可以用Excel,也可以思维导图,我习惯用Excel,这样做是便于后续分析时,可以快速排序,做好的Excel也可以直接导入到思维导图中。

做细节梳理的价值在于可以快速启动项目、避免拖延,而且也是麦肯锡顾问强调的好习惯之一“先摘好摘的苹果”。

2、分组分类,将前面得到的所有细节分组分类,分组分类一般不要超过3层,层级太多和太少都不适合,太多或太少都相当于没有分类,分组分类时,可以用5M1E这样的方法,即将所有的细节从“人机料法环”这样的通用分组进行归类,也可以前面介绍的按时间顺序、结构顺序、重要性顺序等进行分组。

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分组分类时,要尽量满足MECE法则,即分组或细节之间,要相互独立,如果有重复或相互冲突,则需要将细节拆分或补充调研,另外,分组或细节之间,要尽量完全穷尽问题的所有可能性,分组分类之后,这在问题比较容易暴露出来,有些时候,你会发现某个分组中只有2、3条论据,而其他分组中有很多,对比论据很多的那个分组,你就会发现论据少的这个分组,其实是考虑问题的时候漏了很多内容,也很容易就可以补上。

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3、分组的重要性排序,这是个有争议的话题,有人认为应该先总结归纳,然后再对分组进行重要性排序,有人认为要先对分组的重要性排序,然后再总结归纳,我个人支持后一种观点,因为当分组很多的时候,结论往往是以排在5位的分组来总结归纳出来的,当然,重要性排序取决于客户的价值排序,而非顾问的价值排序。

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4、总结结论,给出解决方案,可以是某个问题的解决方案,也可以是工作规划中的行动步骤,也可以是某个QC活动的成果,甚至可以是某个读书会的心得分享等。

思考:如何运用上述的4个步骤,梳理出下图中的金字塔结构。

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如果你对麦肯锡的方法论感兴趣,也可以购买下列专栏,花不到一段饭的钱,可以获得麦肯锡10大方法论的PPT和思维导图,这些内容都是可以编辑的,涵盖了方法论的详细研究、个人经验、案例等

简单总结一下

1、商业报告内容多样,包括项目建议书、项目规划与计划、解决方案与措施、进展与问题、工作总结、岗位竞聘、述职报告等,商业报告除了内容的重要性之外,逻辑和包装也很重要,有时候比前者还重要。

2、商业报告的第一步就是清晰的理解要报告的信息,务必记住要客观真实和具体化。

3、推荐使用自下而上的四步法来构建内容的金字塔结构。

4、用总结归纳来展示,用演绎推理来构思,要让表达逻辑清晰,平时经常训练4种常用的逻辑顺序。

5、运行一些小技巧,比如用换行、空格减轻别人视觉上的负担;在论证替代方案时,不仅要论证替代方案的好处,也给出风险说明,从而保持客观公正;演绎推理时避免过度推论,避免让人觉得结构冗长或结论太过跳跃;最后,用SCQA、SCQOR讲好商业故事。

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