开始数据分析前,先收好这份 Excel 数据规范指南,可避过大部分坑

今天不聊案例,给大家汇总一下制作数据表的一些基本原则。

不管是初学者还是 Excel 老鸟,不少同学对于数据表的规范化和标准化仍然懵懵懂懂,以至于在工作中一不小心就给自己挖了坑,日后需要付出数倍的精力含泪填这些坑。

所以今天的教程,大家也可以看作是一份避坑指南。

一、一致性:

1. 同一对象的命名必须一致,比如,

  • “一月”和“1月”不要混用;
  • “一月 ”文字后面多了个空格,也不应该有。
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2. 同一数据表中的格式要保持一致:比如,小数位数、千分位符、数字还是百分比,甚至对齐方式等。

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3. 同一类型的工作簿、工作表的命名也必须一致、有规律,以便于日后批量修改。

二、规范性:

1. 数据格式规范:

  • 一定要使用 Excel 可以识别的数据格式,比如,数值不要设置成文本格式;日期必须用真正的日期格式,而不是“2021.6.1”这种;
  • 文本和数值要分开放在不同的单元格中,不要写成小作文,比如,
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2. 表格结构规范:

  • 源数据表应该制作成二维表,尽量不要使用三维表,因为不便于后续分析处理;
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  • 不要合并单元格!老生常谈了,不赘述;
  • 尽量不要单元格内硬回车(Alt Enter);
  • 尽量不要使用多重标题、斜线表头;
  • 标题不能为空、不能重复,尽量不要用数字作为标题;
  • 不要在单元格中插入空格来排版;
  • 不要有空行空列;
  • 源数据不要有小计、合计行或列;
  • 同一个工作表中只放一个数据表,如果一定要放两个,请错行错列放置;
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三、专业性:

  • 需要得出计算结果的单元格应该使用公式,而不是直接输入结果;别笑,真有人用计算器算出结果后填入单元格,把 Excel 当成了烧火棍;
  • 引用其他表的数据,需要用公式,而不是直接填入,这样可以保持数据的联动性;
  • 公式要具有封装性、可扩展性,比如,Excel – 新增行时,sum合计范围如何自动增加
  • 公式的参数需要正确使用单元格的绝对、相对、混合引用;
  • 过于复杂的公式,可以充分利用辅助列,化繁为简;
  • 不要过多使用数据有效性、条件格式和数组公式,这样会使 Excel 运算速度变慢;如果升级到 O365 以后,很多数组公式都可以被简单的函数所替代

四、安全性:

  • 不希望让人修改的部分,尽量设置工作表保护,以免公式和数据被破坏;
  • 需要多人填写的表格,可以通过设置下拉菜单、验证数据有效性来确保数据格式规范;
  • 断开不必要的链接;
  • 及时备份和建立副本

五、美观性:

  • 使用与公司 Logo 一致的色系;
  • 结构合理、重点突出、排版美观,方便阅读与打印;
  • 尽量不要使用太多颜色,不要添加过多背景色;
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  • 删除非必要的格式、批注;
  • 如需使用备注,请置于表尾;
  • 字体、数字格式统一;
  • 行高、列宽统一;
  • 必要时对数据进行排序

很多同学会觉得 Excel 单个案例讲解有些碎片化,初学者未必能完全理解和掌握。不少同学都希望有一套完整的图文教学,从最基础的概念开始,一步步由简入繁、从入门到精通,系统化地讲解 Excel 的各个知识点。

现在终于有了,文中专栏,从最基础的操作和概念讲起,用生动、有趣的案例带大家逐一掌握 Excel 的操作技巧、快捷键大全、函数公式、数据透视表、图表、打印技巧等……学完全本,你也能成为 Excel 高手。

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